Tartalomra ugrás

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

Hatályos: 2026. január 30-tól

1. BEVEZETÉS

1.1. Az OdooTech Zártkörűen Működő Részvénytársaság (székhely: 1073 Budapest, Akácfa utca 54. Fsz. Ü2. ajtó; a továbbiakban: „Társaság” vagy „Adatkezelő”) mint adatkezelő, magára nézve kötelezőnek ismeri el a jelen jogi közlemény tartalmát. 1.2. Az Adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy tevékenységével kapcsolatos minden adatkezelés megfelel a jelen tájékoztatóban és a hatályos nemzeti jogszabályokban, valamint az Európai Unió jogi aktusaiban meghatározott elvárásoknak. 1.3. Az Adatkezelő adatkezeléseivel kapcsolatosan felmerülő adatvédelmi irányelvek folyamatosan elérhetők a https://www.dotech.hu/adatkezelesi-tajekoztato címen. 1.4. Az Adatkezelő fenntartja magának a jogot jelen tájékoztató bármikor történő megváltoztatására. 1.5. Természetesen az esetleges változásokról kellő időben értesíti közönségét. 1.6. Amennyiben kérdése lenne jelen közleményünkhöz kapcsolódóan, kérjük, írjon nekünk az info@odootech.hu e-mail címre, és kollégánk megválaszolja kérdését. 1.7. Az Adatkezelő elkötelezett ügyfelei és partnerei személyes adatainak védelmében, kiemelten fontosnak tartja ügyfelei információs önrendelkezési jogának tiszteletben tartását. 1.8. Az Adatkezelő a személyes adatokat bizalmasan kezeli, és megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja. 1.9. Az Adatkezelő az alábbiakban ismerteti adatkezelési gyakorlatát.

2. AZ ADATKEZELŐ ADATAI

Amennyiben keresné Társaságunkat, az info@odootech.hu e-mail címen és a +36 30 799 7612 telefonszámon léphet kapcsolatba az Adatkezelővel. Az Adatkezelő minden hozzá beérkezett e-mailt a személyes adatokkal együtt az adatközléstől számított legfeljebb 2 év elteltével töröl.

  • Név: OdooTech Zártkörűen Működő Részvénytársaság

  • Székhely: 1073 Budapest, Akácfa utca 54. Fsz. Ü2. ajtó

  • Cégjegyzékszám: 01-10-143003

  • Adószám: 28830421-2-43

  • Telefonszám: +36 30 799 7612

  • E-mail: info@odootech.hu

  • Honlap: https://www.okosszamla.hu

2.1. Adatvédelmi tisztviselő

Az Adatkezelő a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére. Adatvédelmi kérdésekben az Adatkezelő képviselője nyújt felvilágosítást az info@odootech.hu e-mail címen.

3. A KEZELT SZEMÉLYES ADATOK KÖRE

3.1. A weboldal látogatása során kezelt adatok

3.1.1. Az Adatkezelő a weboldalán sütiket (cookie-kat) használ. 3.1.2. A sütikről szóló részletes tájékoztató a jelen dokumentum 11. pontjában olvasható. 3.1.3. Az Adatkezelő a honlap látogatása során a felhasználók IP-címét a szolgáltatás biztonságos nyújtása érdekében, az Adatkezelő jogos érdeke alapján naplózza.

3.2. Regisztráció, a szolgáltatás igénybevétele

3.2.1. A Felhasználó az okosszamla.hu weboldalon történő regisztráció során az alábbi adatokat adja meg:

  • Név;

  • E-mail cím;

  • Jelszó;

  • Telefonszám;

  • Számlázási név és cím;

  • Adószám (nem természetes személy esetén).

3.3. Kapcsolatfelvétel az Adatkezelővel

3.3.1. Amennyiben kérdése, észrevétele van szolgáltatásainkkal kapcsolatban, a weboldalon megadott elérhetőségeken léphet kapcsolatba az Adatkezelővel. 3.3.2. Az Adatkezelő a beérkezett üzeneteket, azok megválaszolását követően, a kapcsolattartási cél megszűnése után legfeljebb 2 évig őrzi meg.

4. A TERVEZETT ADATKEZELÉS CÉLJA, JOGALAPJA ÉS IDŐTARTAMA

4.1. Általános adatkezelési irányelvek

4.1.1. Az Adatkezelő tevékenységének adatkezelései önkéntes hozzájáruláson, szerződéses kötelezettségen vagy jogszabályi előíráson alapulnak. 4.1.2. Az önkéntes hozzájáruláson alapuló adatkezelések esetében az érintettek a hozzájárulásukat az adatkezelés bármely szakaszában visszavonhatják. 4.1.3. Bizonyos esetekben a megadott adatok egy körének kezelését, tárolását, továbbítását jogszabályok teszik kötelezővé, melyről külön értesítjük ügyfeleinket. 4.1.4. Felhívjuk az Adatkezelő részére adatközlők figyelmét, hogy amennyiben nem saját személyes adataikat adják meg, az adatközlő kötelessége az érintett hozzájárulásának beszerzése. 4.1.5. Az Adatkezelő adatkezelési alapelvei összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályokkal, így különösen az alábbiakkal:

    1. évi CXII. törvény – az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.);

  • Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR);

    1. évi V. törvény – a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.);

    2. évi C. törvény – a számvitelről (Számvit. tv.);

    3. évi CL. törvény – az adózás rendjéről (Art.);

    4. évi CXXVII. törvény – az általános forgalmi adóról (Áfa tv.).

4.2. Kapcsolatfelvétel az okosszamla.hu-n keresztül (Ajánlatkérés, Ügyfélszolgálat)

4.2.1. Az adatkezelés célja: Az érdeklődő kérdéseinek megválaszolása, ajánlatadás, technikai segítségnyújtás. 4.2.2. Az adatkezelés jogalapja: Az Érintett hozzájárulása, illetve a szerződéskötést megelőző lépések megtétele [GDPR 6. cikk (1) bek. a) és b) pont]. 4.2.3. A kezelt adatok köre: Név, e-mail cím, telefonszám, üzenet tartalma. 4.2.4. Az adatkezelés időtartama: A cél megvalósulásáig, de legfeljebb a kapcsolatfelvételtől számított 2 évig.

4.3. Regisztráció és a Felhasználói Fiók kezelése

4.3.1. Az adatkezelés célja: A felhasználók azonosítása, egymástól való megkülönböztetése, a Szoftver szolgáltatásainak nyújtása, kapcsolattartás, a Felhasználó jogosultságainak biztosítása, a Felhasználó által igénybe vett szolgáltatások testreszabása. 4.3.2. Az adatkezelés jogalapja: Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az Érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az Érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges [GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont]. 4.3.3. A kezelt adatok köre: Név, e-mail cím, jelszó, telefonszám, a regisztráció dátuma és időpontja, IP-cím. 4.3.4. Az adatkezelés időtartama: A regisztráció törléséig. Az Adatkezelő a regisztráció törlését követően az adatokat haladéktalanul törli, kivéve azon adatokat, amelyek megőrzését jogszabály (pl. Számviteli törvény) kötelezővé teszi.

4.4. Előfizetés, számlázás és a díjak beszedése

4.4.1. Az adatkezelés célja: A választott előfizetési csomag díjának kiszámlázása, a pénzügyi teljesítés nyomon követése, az adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése, a szolgáltatás folytonosságának biztosítása. 4.4.2. Az adatkezelés jogalapja: Az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése [GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont], tekintettel a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdésére. 4.4.3. A kezelt adatok köre: Számlázási név, számlázási cím (irányítószám, város, utca, házszám), adószám, a szolgáltatás ellenértéke, a fizetés módja és időpontja. 4.4.4. Az adatkezelés időtartama: A Számviteli tv. 169. § (2) bekezdése alapján legalább nyolc év.

4.5. A Szoftver használata során rögzített adatok (Adatfeldolgozás)

4.5.1. Az adatkezelés célja: A Szoftver rendeltetésszerű használatának biztosítása, bizonylatok kiállítása, partnerek és termékek kezelése, NAV Online Számla adatszolgáltatás teljesítése. 4.5.2. Az adatkezelés jogalapja: A Felhasználó és az Adatkezelő közötti szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont]. 4.5.3. A kezelt adatok köre: A Felhasználó által a Szoftverbe feltöltött minden olyan adat, amely személyes adatnak minősül (pl. partnerek neve, címe, adószáma, kapcsolattartók adatai). 4.5.4. Az adatkezelés időtartama: A felhasználói fiók fennállásáig, vagy amíg a Felhasználó az adott adatot nem törli. 4.5.5. Fontos kiemelni, hogy ezen adatok tekintetében a Felhasználó minősül Adatkezelőnek, az OdooTech Zrt. pedig Adatfeldolgozónak, aki az adatokat a Felhasználó utasításai szerint kezeli.

4.6. NAV Online Számla adatszolgáltatással kapcsolatos adatok

4.6.1. Az adatkezelés célja: A jogszabályban előírt kötelező számlaadat-szolgáltatás teljesítése az állami adóhatóság felé a Szoftver automatizált funkcióján keresztül. 4.6.2. Az adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése [GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont], figyelemmel az Áfa tv. és a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet előírásaira. 4.6.3. A kezelt adatok köre: NAV technikai felhasználónév, jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs, valamint a kiszámlázott tételek adatai. 4.6.4. Az adatkezelés időtartama: A számviteli bizonylatok megőrzési idejével megegyező időtartam.

5. AZ ADATOK TOVÁBBÍTÁSA, ADATFELDOLGOZÁS, AZ ADATOKAT MEGISMERŐK KÖRE

5.1. Az Adatkezelőnél a személyes adatokhoz kizárólag a Társaság azon munkavállalói és közreműködői férhetnek hozzá, akiknek ez a feladatuk ellátásához (ügyfélkiszolgálás, műszaki hibaelhárítás, számlázás) elengedhetetlenül szükséges.

5.2. Az Adatkezelő az adatok biztonságos kezelése érdekében adatfeldolgozókat vesz igénybe. Az adatfeldolgozók önálló döntést nem hoznak, kizárólag az Adatkezelővel kötött szerződés és a kapott utasítások szerint jogosultak eljárni.

5.3. Az Adatkezelő által igénybe vett Adatfeldolgozók:

  • Szerver- és felhőszolgáltatás: A Szoftver és az adatbázisok üzemeltetéséhez az Adatkezelő One Magyarország Zrt.

  • Könyvelési és adózási feladatok: Az Adatkezelő saját gazdasági tevékenységéhez kapcsolódó bizonylatok feldolgozását kijelölt könyvelőiroda végzi.

  • Online fizetési szolgáltató: A bankkártyás fizetéseket Teya Iceland hf.  végzi; a bankkártyaadatokhoz az Adatkezelő nem fér hozzá.

  • NAV Online Számla: A jogszabályi kötelezettség alapján a számlaadatok továbbításra kerülnek a Nemzeti Adó- és Vámhivatal rendszere felé.

5.4. Az Adatkezelő személyes adatot harmadik országba (Európai Unión kívülre) csak abban az esetben továbbít, ha az Európai Bizottság megfelelőségi határozattal rendelkezik az adott ország tekintetében, vagy az adatfeldolgozó megfelel az általános adatvédelmi kikötéseknek.

6. KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓK

6.1. Az okosszamla.hu weboldal tartalmazhat olyan linkeket vagy beépülő modulokat (pl. Google Analytics, Facebook Pixel), amelyek külső szolgáltatókhoz kapcsolódnak.

6.2. Ezen külső szolgáltatók saját adatkezelési szabályzattal rendelkeznek, melyekért az OdooTech Zrt. felelősséget nem vállal. Javasoljuk, hogy ezen oldalak látogatása előtt olvassa el az adott szolgáltató tájékoztatóját.

7. ADATBIZTONSÁG

7.1. Az Adatkezelő az adatkezelési műveleteket úgy tervezi meg és hajtja végre, hogy a GDPR és az egyéb adatvédelmi jogszabályok alkalmazása során biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét.

7.2. Az Adatkezelő gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek a GDPR szerinti adatbiztonsági követelmények érvényre juttatásához szükségesek.

7.3. Az adatokat az Adatkezelő megfelelő intézkedésekkel védi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.

7.4. Az Adatkezelő informatikai rendszere és hálózata egyaránt védett a számítógéppel támogatott csalás, kémkedés, szabotázs, vandalizmus, tűz és árvíz, továbbá a számítógépvírusok, a számítógépes betörések és a szolgálatmegtagadásra irányuló támadások ellen.

7.5. Az Adatkezelő a szervereken tárolt adatokról rendszeres mentést végez, és az adatvesztés elkerülése érdekében redundáns tárolási megoldásokat alkalmaz.

7.6. Az okosszamla.hu weboldalon és a Szoftverben az adatforgalom SSL (Secure Sockets Layer) titkosítással védett, így az Érintett és a szerver közötti kommunikáció illetéktelenek számára nem olvasható.

8. AZ ÉRINTETTEK JOGAI

Az Adatkezelő biztosítja, hogy az Érintettek a GDPR-ban meghatározott jogaikat maradéktalanul gyakorolhassák.

8.1. Átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az Érintett jogainak gyakorlására vonatkozó intézkedések 8.1.1. Az Adatkezelő az Érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó valamennyi információt tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújtja. 8.1.2. Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az Érintettet a kérelem nyomán hozott intézkedésekről. 8.1.3. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható.

8.2. Az Érintett hozzáférési joga 8.2.1. Az Érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e. 8.2.2. Amennyiben ilyen adatkezelés folyamatban van, az Érintett jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a kapcsolódó információkhoz (adatkezelés célja, kategóriái, tárolás időtartama stb.) hozzáférést kapjon.

8.3. A helyesbítéshez való jog 8.3.1. Az Érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. 8.3.2. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az Érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok kiegészítését.

8.4. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”) 8.4.1. Az Érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, ha az adatokra már nincs szükség, a hozzájárulást visszavonták, vagy az adatok kezelése jogellenes. 8.4.2. A törlési kérelem megtagadható, ha az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítése (pl. számviteli bizonylat megőrzése) vagy jogi igények előterjesztése, érvényesítése, illetve védelme céljából szükséges.

8.5. Az adatkezelés korlátozásához való jog 8.5.1. Az Érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az Érintett vitatja az adatok pontosságát, vagy az adatkezelés jogellenes, de az Érintett a törlés helyett a felhasználás korlátozását kéri.

8.6. Az adathordozhatósághoz való jog 8.6.1. Az Érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, és ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa.

8.7. A tiltakozáshoz való jog 8.7.1. Az Érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak az Adatkezelő jogos érdekén alapuló kezelése ellen. 8.7.2. Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel szemben.

8.8. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást 8.8.1. Az Érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

9. JOGÉRVÉNYESÍTÉSI LEHETŐSÉGEK

9.1. Az Érintett panaszával közvetlenül az Adatkezelőhöz fordulhat az info@odootech.hu e-mail címen.

9.2. Az Érintett a jogainak megsértése esetén az Adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik.

9.3. Adatvédelmi hatósági eljárás kezdeményezhető a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál:

  • Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

  • Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.

  • Telefon: +36 (1) 391-1400

  • E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

  • Honlap: www.naih.hu

10. EGYÉB RENDELKEZÉSEK

10.1. Tájékoztatjuk az Érintetteket, hogy a bíróság, az ügyész, a nyomozó hatóság, a szabálysértési hatóság, a közigazgatási hatóság, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, a Nemzeti Bank, illetőleg jogszabály felhatalmazása alapján más szervek tájékoztatás adása, adatok közlése, átadása, illetőleg iratok rendelkezésre bocsátása végett megkereshetik az Adatkezelőt. 10.2. Az Adatkezelő a hatóságok részére – amennyiben a hatóság a pontos célt és az adatok körét megjelölte – személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad ki, amely a megkeresés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges.

11. SÜTI (COOKIE) TÁJÉKOZTATÓ

11.1. Az okosszamla.hu weboldalon a szolgáltatás testreszabása és a felhasználói élmény javítása érdekében sütiket (cookie-kat) használunk. 11.2. A süti egy olyan kis adategység, amelyet a weboldal küld a Felhasználó böngészőjének, és az a Felhasználó eszközén (számítógép, telefon, tablet) tárolódik. 11.3. A sütik nem tartalmaznak olyan kódot, amely vírust hordozna vagy hozzáférést biztosítana az Ön merevlemezéhez.

11.4. Az alkalmazott sütik típusai:

  • Alapműködést biztosító (elengedhetetlen) sütik: Ezek a sütik ahhoz szükségesek, hogy a Felhasználók böngészhessék a weboldalt, használhassák annak funkcióit, például a szoftverbe való bejelentkezést. Ezek nélkül a weboldal bizonyos részei nem működnek megfelelően.

  • Statisztikai célú sütik: Segítségükkel információt gyűjtünk arról, hogyan használják látogatóink a honlapot (pl. melyik aloldalt nézték meg, hova kattintottak). Ezt a weboldal fejlesztése és a felhasználói élmény javítása érdekében tesszük. (Pl. Google Analytics).

  • Hirdetési/Marketing sütik: Ezek célja, hogy relevánsabb hirdetéseket jelenítsünk meg a látogatók számára a közösségi médiában vagy más oldalakon, illetve mérjük a kampányaink sikerességét.

11.5. A sütik kezelése és kikapcsolása: 11.5.1. A legtöbb böngésző alapértelmezettként elfogadja a sütiket. 11.5.2. Önnek lehetősége van a böngésző beállításaiban letiltani a sütik elfogadását, vagy beállítani, hogy a rendszer értesítést küldjön a sütik érkezéséről. 11.5.3. Felhívjuk figyelmét, hogy a sütik letiltása esetén az okosszamla.hu szoftver funkciói (különösen a bejelentkezés és a számlázás) nem fognak megfelelően működni.

12. ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

12.1. Adatvédelmi incidensnek minősül a biztonság olyan sérülése, amely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. 12.2. Az Adatkezelő az adatvédelmi incidenst indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 72 órával azután, hogy az incidens a tudomására jutott, bejelenti a NAIH felé, kivéve, ha az incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve. 12.3. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az Érintettek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az Érintettet az incidensről.